Esta guía resume las obligaciones legales que más suelen afectar a una pequeña o mediana empresa en España. Distingue las que se aplican a cualquier empresa con personas trabajadoras de las que dependen del tamaño de la plantilla o de una circunstancia concreta. Es información general: no sustituye al asesoramiento jurídico sobre la situación de cada empresa.
1. Obligaciones generales
Protección de datos personales
Toda empresa que trate datos personales de clientes, proveedores o empleados debe hacerlo con las garantías de la normativa de protección de datos. La Ley Orgánica 3/2018 establece que quienes intervienen en el tratamiento de datos estarán sujetas al deber de confidencialidad al que se refiere el artículo 5.1.f) del Reglamento (UE) 2016/679.
Prevención de riesgos laborales
La Ley 31/1995 reconoce a los trabajadores el derecho a una protección eficaz en materia de seguridad y salud en el trabajo. Ese derecho supone un correlativo deber del empresario de protección de los trabajadores frente a los riesgos laborales.
Registro de jornada
El Estatuto de los Trabajadores exige a la empresa llevar un control de la jornada. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
Igualdad retributiva y registro retributivo
El principio de igual retribución por trabajo de igual valor obliga a todas las empresas. El Estatuto establece que el empresario está obligado a llevar un registro con los valores medios de los salarios de su plantilla, desagregados por sexo. El Real Decreto 902/2020 precisa que todas las empresas deben tener un registro retributivo de toda su plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos.
Protección frente al acoso
El Estatuto reconoce a los trabajadores el derecho a su intimidad y a la consideración debida a su dignidad, comprendida la protección frente al acoso sexual y al acoso por razón de sexo. Correlativamente, la Ley Orgánica 3/2007 establece que las empresas deberán promover condiciones de trabajo que eviten la comisión de delitos y otras conductas contra la libertad sexual y la integridad moral en el trabajo, incidiendo especialmente en el acoso sexual y el acoso por razón de sexo. Es una obligación de cualquier empresa, sea cual sea su tamaño.
2. Obligaciones que dependen del tamaño o de la actividad
Planes de igualdad
La obligación de elaborar un plan de igualdad depende de la plantilla. En el caso de empresas de cincuenta o más personas trabajadoras, las medidas de igualdad deben dirigirse a la elaboración y aplicación de un plan de igualdad. Para calcular ese umbral se tiene en cuenta la plantilla total de la empresa, y debe comprobarse al menos, el último día de los meses de junio y diciembre de cada año.
Las empresas con menos de cincuenta personas trabajadoras no están obligadas a elaborarlo: la elaboración e implantación de planes de igualdad será voluntaria para las demás empresas, previa consulta a la representación legal de los trabajadores.
Justificación de diferencias retributivas
El umbral de cincuenta trabajadores también cambia las obligaciones del registro salarial. Cuando en una empresa con al menos cincuenta trabajadores, el promedio de las retribuciones a los trabajadores de un sexo sea superior a los del otro en un veinticinco por ciento o más, la empresa debe incluir en el registro salarial una justificación de que esa diferencia responde a motivos no discriminatorios.
Canal interno de información
La Ley 2/2023, de protección de las personas informantes, regula los canales de denuncia. Estarán obligadas a disponer un sistema interno de información las entidades que se indican en su artículo 10. En el sector privado, esa obligación afecta a las personas físicas o jurídicas que tengan contratados cincuenta o más trabajadores.
Hay además entidades obligadas con independencia del número de trabajadores con que cuenten cuando entren en el ámbito de determinados actos de la Unión Europea en materia de servicios financieros, blanqueo de capitales, seguridad del transporte o protección del medio ambiente. Por eso, aunque su empresa tenga menos de cincuenta personas trabajadoras, conviene revisar si su actividad está en ese ámbito.
Comunicaciones comerciales electrónicas
La Ley 34/2002 (LSSI) regula el envío de publicidad por correo electrónico y medios equivalentes. Queda prohibido el envío de comunicaciones publicitarias o promocionales que los destinatarios no hayan solicitado o autorizado expresamente.
Esta prohibición tiene una excepción. Lo dispuesto en el apartado anterior no será de aplicación cuando exista una relación contractual previa, siempre que la empresa haya obtenido lícitamente los datos de contacto y los use para enviar comunicaciones sobre productos o servicios propios similares a los que el cliente contrató. En todo caso, el prestador deberá ofrecer al destinatario la posibilidad de oponerse al tratamiento de sus datos con fines promocionales mediante un procedimiento sencillo y gratuito, tanto en la recogida de los datos como en cada comunicación.
Próximos pasos
Revise con su asesor jurídico cada obligación según su sector, su tamaño y su plantilla. Si necesita una valoración concreta, puede solicitar un diagnóstico.